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保税区(金港镇)长江村
档案管理制度
 
为了加强我村档案的科学管理,全面提高档案工作质量,有效地为教育事业的各项工作服务,为国家积累档案史料,根据《中华人民共和国档案法》、《国家行政机公文处理办法》和苏州市档案管理办法的有关规定,结合我村的实际情况,特制定本制度。
 
档案工作管理体制
1、档案工作实行统一领导,分级管理的原则。本村在各项活动中形成的具有查考和利用价值的全部档案均由本村综合档案室集中统一管理。
2、加强对档案工作的领导,明确分管领导,并列入议事日程。办公室由主任具体分工主管档案工作。
3、建立建全档案管理网络,本村综合档案室内设档案室主任、专职档案员、各科室设兼职档案员。业务上受档案室指导并配合工作。
4、本村综合档案室同时接受上级主管部门和地方档案行政管理部门的业务指导、监督检查。
 
 
档案工作基本任务
1、集中统一管理本村在工作活动中形成的、除人事档案外的各门类和载体的全部档案,积极提供利用,为本村各项工作服务。
2、对所形成的各种文件材料的收集、整理、立卷归档工作指导、检查和督促。
3、制订档案工作计划和管理规定。
4、按规定向档案馆移交应进馆的档案。(暂没进馆任务)
5、办理领导交办的其他有关的档案业务工作。
 
档案收集制度
应当归档的文件材料,必须由各部门兼职档案员收集齐全,分类整理,编制移交清单,按规定时间移交我村综合档案室集中统一管理,任何个人或部门都不得据为己有或拒绝移交。
1、日常工作中形成的应归档的文件材料,各部门一律在次年的第一季度内整理完毕,向档案室移交。文书档案应在第二年的六月底以前完成归档工作。
2、基建工程、设备仪器在项目完成后或告一段落时,经办部门应将归档材料组成保管单位,经负责人审定后向档案室移交。
3、一次专题办议、一次活动结束后,应及时将归档文件材料向档案室移交。
4、因公外出参观、学习、考察和参加各种办议,获得的文件材料在一个月内向档案室移交。
5、会计文件材料,一般在次年的第一季度由财务人员完成整理立卷,在财务部门保存一年后和向档案室移交。
6、声像材料要用文字标出摄像、录音、摄影的对象、时间、地点、内容和作者,应及时向档案室移交。
 
档案整理制度
档案室在接收到各部门档案材料后,要按照本村《档案分类方案》的有关要求,分类整理,并编制归档文件目录、案卷目录等。
1、文书档案以件为单位进行整理归档,应当按照《归档文件整理规则》的有关要求整理编目。
2、业务档案实行以卷为单位进行整理归档,应当按照《机关档案工作业务建设规范》的有关要求整理编目。
3、会计档案按照《会计档案管理规范》的有关要求整理编目。
4、基建、设备、科研档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》的有关要求整理编目
5、照片档案按照,《照片档案管理规范》的有关要求整理编目。
6、计算机光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按《电子文件归档管理规范》的有关要求整理编目。
7、实物包括各种荣誉奖品、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件,应当按件编写说明和编制目录。
 
档案保管制度
1、库房是本村档案集中存放的机要重地,必须加强管理,非档案人员一律不得随意进入库房。
2、档案员每季度要对库房档案管状况进行一次全面检查,发现问题要及时向分管主任汇报,并采取有效措施保证档案的安全。
3、库房内应排列有序,按照保管期限或类别,项目以及项目内保管单位顺序,依次从左到右,从上到下排列,便于管理和查找。
4、档案库房必须采取防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠、防有害气体等措施,确保档案的完整,安全。
5、做好库房内温、湿度记录,采取有效措施控制库房温湿度。
6、严格控制和保管库房、箱柜的钥匙,不得随意转借他人。
7、库房内严禁烟火,不得存放有腐蚀性、易燃易爆等其他一切与档案无关的物品,定期打扫卫生、保持库房的整齐、清洁。
8、经常地对库房各项安全措施进行检查,并做好记录,发现隐患及时采取措施。
9、要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案,要及时修补和复制,库藏档案因移交或销毁时,应注册登记,保存依据。
 
档案利用、借阅制度
1、档案人员应熟悉室藏档案情况和主动了解本村各项工作对档案的需要,积极主动地做好提供利用工作。
2、档案室必须编制《归档文件目录》、《案卷目录》,并根据利用工作的需要编制专题文件目录等检索工具。
3、建立计算机文件级目录数据库,实现计算机管理的检索档案,做到调卷迅速、准确。
4、档案室应利用档案资源,开展档案的编研工作,编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等汇编资料。
5、本村、集团工作人员或下属子公司因工作需要查阅档案时,一般应在档案室内阅看,不得外借,如特殊情况需外借时,须经分管领导批准,办理登记批准手续,约定归还日期借阅者不得将案卷转借他人。查阅档案时,不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、拆卷,如有发现,依法追究责任,并予以严肃处理。
6、外单位到档案室借阅档案,应按规定办理借阅手续,在档案阅览室或指定地点阅档,不得外借。
7、秘密级档案须经领导批准后方可查阅,阅者对所借档案负有保密和安全责任,并须在档案室阅办,阅后及时归还,不得擅自转借、损坏、拍照或复印。
8、凡经批准查阅的档案,如需摘抄、复制(印),须经档案专管人员审核,确认无误后加盖证明章才能生效。
9、做好档案利用反馈工作。档案利用完毕后,填写档案利用效果,及时、真实地反馈档案利用情况。
 
档案统计制度
1、档案部门必须对本村档案和档案工作的发展情况进行调查研究、统计分析。
2、档案统计工作主要包括:档案室人员、经费、设备、面积情况;室藏档案资料的种类和数量情况;档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研情况,以表册等形式提示它们的过程、现状和变化。
3、档案统计要正确、及时、科学。如实反映本办档案形成、管理、利用等方面情况,按时上报各种统计报表,不得虚报和伪造。
4、要建立档案和档案工作统计台帐,经常核实内容、数量,做到帐物相符。
5统计报表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。填写时一律用阿拉伯数字书写,字迹工整清晰。
 
档案鉴定制度
1、根据上级档案部门关于档案管理有关规定,结合本村对档案利用的实际需求,正确鉴别和判定档案的价值。
2、为了保证鉴定工作有组织、有监督地进行,必须建立档案鉴定工作小组,由村分管档案的领导、档案人员和有关业务部门的代表组成。定期对档案进行鉴定,剔除不再有保存价值的档案,做好销毁工作。
3、鉴定应采取直接鉴定法。鉴定人员应本着辨证唯物主义和历史唯物主义的观点采用逐件逐张审查,直接判定其价值。对一时难以判定价值的档案,应采取保存从宽,销毁从严;孤本从严,复本从宽的处理方法。
4、经鉴定需要销毁的档案应编制“销毁清单”,写出鉴定报告,由鉴定人签字,经分管领导审批,并报上级主管部门后方可销毁。
5、档案销毁由档案部门负责,村和保卫部门指派二人以上负责监销。监销人要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期、地点,并由监销人签字。
6、档案销毁清册应归入全宗卷,以留存查。
 
文书处理工作制度
文书处理工作必须做到准确、及时、安全,由文书处理部门统一收发、分办、传递、催办、平时归卷。
1、本村来往的文件由指定专人拆封、登记、分发,并及时将登记过的文件统一送交领导签署、拟办意见后,按文书处理程序运转。
2、本村召开的党组、主任、办公等重要会议,应指定专人记录,并妥善保管,年终交文书管理人员归档。由个人带回的(包括参加会议)文件和重要材料,均需交文书人员办理登记手续。
3、凡本村发文,均需领导签发,文书人员统一编号登记。未核稿、登记、签发,不得直接印发。
4、传递秘密文件,应采取相应的保密安全措施,防止发生失泄密事故。凡领导指示传阅的文件应及时传阅,各部门传阅后、承办人在传阅栏内签名,然后直接退回文书人员,不得横传。文件应在单位内传阅,不得带回家中或公共场所阅读。秘密以上文件,做到当天传阅完毕,直接退回文书人员,放入专门保管柜内。
5、本村、集团发文,由党政办、集团办拟稿后,负责人统一核稿,由领导统一审阅签发。文书人员统一登记、编号,打印后盖章分发。文书人员要保存好二份打印件及定稿。
6、文稿要用拟稿纸,文件内容力求简洁、文理通顺、字迹清晰,文字一律用蓝黑墨水书写,文件打印后必须校对,杜绝差错。
7、领导批办文件应认真负责,文件主批人要签署自己的意见、姓名和批办时间。需要办理的文件,应根据其内容、性质、领导批示的意见及时转有关部门办理,同时也应进行检查催办,防止漏办和延误。
8、因工作需要,有关人员借阅文件,必须办理借阅手续,借阅的文件原则上在档案室阅读,当天归还,确有特殊情况者,可进行续借。
9、文件办理完毕后,应根据本村《档案分类方案表》,及时将文件归入所属类目卷夹,便于年终整理、编目、归档。
10、年终,各部门应主动将本年度在工作中形成的文件材料经过初步整理,及时向档案室移交。
电子文件的管理归档制度
1、归档范围:
凡是反映和记录本村活动,具有查考利用价值的电子文件,及其相关的支持软件的数据。参照国家、省、市现行纸质及其他载体文件的归档范围执行,并应包括相应的背景信息和数据。
2、归档时间:
电子文件施行年度归档制度,每年度的电子文件整理合格后,于次年的六月底前将电子文件、相关软件及《归档电子文件登记表》向村档案室移交一套,形成部门保存一套备用。
3、归档方式:
电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。归档分两步进行,对实时进行的归档先做逻辑归档,然后定期完成物理归档。在开展电子文件归档的初期以物理归档为主。
4、电子文件的归档整理:
①归档电子文件按《江苏省归档文件整理规则实施办法》的要求,以件为单位进行整理。
②归档电子文件应与内容相同的纸质或载体的文件之间建立准确、可靠的标识关系,一般以档号为标识符。
③同一全宗内的归档电子文件按年度—保管期限的方法进行分类,按不同保管期限分别级盘,拷贝到耐久性好的脱机载体上保存,一式二套,一套封存保管,一套供查阅使用。
④归档电子文件目标应同时有机读目录和纸质目标,并同时拷贝到耐久性好的脱机载体上保存。
 ⑤存储电子文件的载体或装具上应贴有标签。
5、电子文件的保管:
电子文件的保管除应具备纸质档案一般要求外,环境温度应控制在17—27度之间,相对温湿度应在35%—45%范围内,并注意远离强磁场及有害气体。
 6、电子文件的利用:
 电子文件封存载体不得外借。利用时使用拷贝件。利用时遵守保管规定。利用者对电子文件的使用应在权限范围之内。
    7、电子文件的销毁:
 参照国家关于档案鉴定销毁的执行,并确保载体与信息彻底销毁。
 
 
                  
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